W przeszłości wszelkie sprawozdania finansowe były sporządzane w formie papierowej i następnie składane we właściwym Urzędzie Skarbowym oraz Krajowym Rejestrze Sądowym. Od początku października 2018 roku przedsiębiorcy zmuszeni są do załatwiania tych spraw drogą elektroniczną. Jednakże wielu z nich napotkało różnego rodzaju trudności natury technicznej oraz wątpliwości związane z poprawną interpretacją nowych regulacji prawnych.
Problemy wynikające z ograniczeń technicznych
Nowe przepisy jasno określają, w jakim formacie mają zostać sporządzone elektroniczne sprawozdania finansowe. Systemu KRS odrzuca wszystkie dokumenty, które nie zostaną przesłane w formie pliku XML. Księgowi zatrudnieni przez firmę tworzą więc sprawozdania w takim formacie i przedstawiają je do podpisu członkom zarządu. Znacznym problemem jest fakt, że pliki XML są praktycznie nieczytelne bez użycia dodatkowego oprogramowania. W praktyce członkowie zarządu mają do wyboru podpisanie dokumentu, którego nie rozumieją, albo domaganie się przedstawienia sprawozdania w formie tekstowej. Jednakże i tak konieczne będzie podpisanie pliku XML, nie jednocześnie mając pewności czy akceptujemy to samo, co przeczytaliśmy w pliku tekstowym. Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia generowanie, pospisywanie elektroniczne i przesyłanie sprawozdań w formacie XML. Pierwotnie przeznaczona była wyłącznie do użytku dla osób fizycznych. Ministerstwo Finansów rozszerzyło jej funkcjonalność i od 13 marca 2019 roku, również przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS oraz podatnicy CIT niefigurujący w tym rejestrze mogą korzystać z tego programu. Warto zauważyć, że w przeciwieństwie do podatników PIT, nie mają oni możliwości, aby przesłać przygotowane e-sprawozdania finansowe do odpowiedniego organu.
Trudności z odpowiednim potwierdzeniem e-sprawozdań
Nowe przepisy nie zmieniły tego, kto jest odpowiedzialny za podpisanie sprawozdania finansowego. Istotna zmiana dotyczy formy takiego podpisu i wynika z obowiązkowej elektronicznej formy dokumentów. Do wyboru mamy obecnie dwie możliwości — podpis kwalifikowany lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Wiele problemów wynika z kolejności podpisów. Jeże e-sprawozdanie zostanie zaakceptowane przez osobę z podpisem kwalifikowanym, kolejne osoby nie mogą go podpisać przy użyciu profilu zaufanego. Dozwolona jest wyłącznie odwrotna kolejność. W większości spółek jedynie główny księgowy posiada podpis kwalifikowany. Potrzebuje go podczas codziennego wysyłania deklaracji do urzędu skarbowego. Członkowie zarządu zazwyczaj posługują się ePUAP-em. Warto zwrócić uwagę na fakt, że kwalifikowany podpis elektroniczny będzie stanowił dodatkowy wydatek rzędu od 200 do 300 zł. Kupienie go dla wszystkich członków zarządu nie jest ekonomicznym rozwiązaniem. Od 1 stycznia 2020 roku wprowadzona zostanie nowa możliwość podpisania elektronicznych sprawozdań finansowych. Chodzi mianowicie o użycie nowego dowodu osobistego wyposażonego w warstwę elektroniczną. Znajdują się w niej nasze dane osobowe. Nowa metoda powinna w znacznym stopniu rozwiązać problem z podpisywaniem e-sprawozdań.
Wszystkie te problemy techniczne często przekładają się na spore opóźnienia w opracowywaniu i składaniu sprawozdań finansowych. O ile nie istnieją kary za przekroczenie trzymiesięcznego terminu na przygotowanie tego dokumentu, możemy zostać ukarani za jego niezłożenie do Krajowego Rejestru Sądowego. Najczęściej jest to grzywna wynikająca z art. 80b kodeksu karnego skarbowego, którą nakłada urząd skarbowy. Może ona maksymalnie wynieść 45 tys. zł. Oprócz tego może nas także ukarać sam KRS. Pierwszy rok obowiązywanie obowiązkowych elektronicznych sprawozdań finansowych pokazał wiele niedociągnięć nowych procedur. Jednakże w następnym okresie sprawozdawczym, zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędnicy będą znacznie lepiej przygotowani.
