Od 1 października 2018 roku jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą sporządzać sprawozdania finansowe w wersji elektronicznej. Konieczne jest opatrzenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Kto składa taki podpis i co e-sprawozdanie oznacza w praktyce? Czy coś zmieni się w porównaniu do roku poprzedniego?
Podpis elektroniczny – nowa forma podpisu na e-sprawozdaniu
Przepisy wymagają, aby na e-sprawozdaniu znalazł się kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP zarówno głównego księgowego, jak i kierownika oraz zarządu jednostki. Swój podpis składa osoba prowadząca księgi rachunkowe. Co ważne, zewnętrzna obsługa księgowa firm z tego nie zwalnia. W przypadku gdy przedsiębiorca zleci księgowanie faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych swojej firmy pracownikom biura rachunkowego, osobą odpowiedzialną za złożenie podpisu w imieniu księgowej będzie pracownik biura rachunkowego. Od 1 stycznia 2020 w kwestii podpisów wprowadzono istotną zmianę – możliwe będzie także złożenie podpisu osobistego. Dzięki temu księgowi oraz przedsiębiorcy nieposiadający np. podpisu elektronicznego nie będą musieli starać się o jego nabycie. Podpis osobisty w rozumieniu ustawodawcy jest zaawansowanym podpisem elektronicznym i zawiera oprócz imienia i nazwiska także obywatelstwo oraz numer PESEL podpisującego. Wiarygodność podpisu jest weryfikowana certyfikatem podpisu osobistego w e-dowodzie.
Formaty e-sprawozdania
Ministerstwo Finansów w rozporządzeniu na temat e-sprawozdań (chodzi o rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych – Dz.U. z 2017 r. poz. 2247) określiło szczegółowo typy plików, w jakich może być wprowadzone sprawozdanie finansowe. Należą do nich: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif. Oznacza to, że teoretycznie sprawozdanie finansowe może być zarówno plikiem tekstowym otwieranym w programie MS Word, jak i plikiem z Excela czy pdf-em. Teoretycznie, ponieważ należy pamiętać, że format e-sprawozdanie jest zależny od tego czy jednostka została wpisana do KRS, czy jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czy prowadzi rachunkowość zgodnie z MSR
Nowa aplikacja
W związku z e-sprawozdaniami często pojawia się pytanie o wersję papierową. Okazuje się, że w świetle nowych przepisów to wersja elektroniczna stanowi oryginał sprawozdania, a papierowa – jedynie kopię. Nie jest możliwe zastąpienie e-sprawozdania sprawozdaniem papierowym. 1 września 2019 roku Ministerstwo Finansów udostępniło nową wersję aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, która służy do o tworzenia i przesyłania zgodnych ze strukturami logicznymi e-sprawozdań do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Aby utworzyć e-sprawozdanie zgodnie z aktualnymi schematami należy skorzystać z nowej wersji aplikacji. Jest ona dostępna na stronie internetowej resortu finansów w zakładce Aplikacja.
Zmiany struktur logicznych od IX 2019
Od 1 września 2019 r. możliwe jest sporządzanie sprawozdań za lata sprzed 2016 r. Wprowadzono też nowe pola – NIP i numer KRS (dotyczy tylko jednostek wpisanych do KRS). Nowością jest też dowolny format informacji dodatkowej oraz obowiązek wypełniania noty podatkowej dla podatników CIT. W sprawozdaniu zmieniona została też część opisowa. Jak widać, Ministerstwo Finansów ciągle pracuje nad e-sprawozdaniami, a to oznacza, że możliwe, iż niedługo pojawią się kolejne zmiany.
