Stosy piętrzących się dokumentów, to często spotykany widok w wielu biurach. Ze względu na znajdujące się w nich dane, nie powinny one trafić do standardowego kontenera na odpady papierowe. Wyciek ważnych danych może mieć bowiem opłakane skutki dla pracodawcy i pracowników. Nawet w dobie powszechnej cyfryzacji, trudno wyobrazić sobie biuro bez jakiejkolwiek dokumentacji papierowej. Co można zatem zrobić z niepotrzebnym i przeterminowanymi dokumentami? Bezpieczna utylizacja dokumentów biurowych nabrała szczególnego znaczenia po wejściu w życie tzw. regulacji RODO.
Niszczarka do dokumentów
Bezpiecznym i stosunkowo niedrogim sposobem na utylizację nadmiaru papierów, jest niszczarka do dokumentów. Dzięki temu urządzeniu dokumenty można zniszczyć na bieżąco lub ustalić konkretny dzień tygodnia, przeznaczony na porządkowanie dokumentacji biurowej. Zakup biurowej niszczarki do dokumentów, to oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Nie ma już bowiem potrzeby korzystania z usług zewnętrznych firm, aby bezpiecznie zutylizować przeterminowane dokumenty.
Zasady poprawnej eksploatacji urządzenia
Korzystając z niszczarki do dokumentów, warto pamiętać o kilku prostych zasadach:
- Nie pij żadnych napojów, a także nie spożywaj posiłku podczas niszczenia dokumentów. Płyn lub jedzenie mogą dostać się do wnętrza urządzenia i je uszkodzić.
- Umieszczaj w urządzeniu po kilka kartek jednocześnie, nie wciskaj papieru na siłę. Można to spowodować zacięcie się papieru i awarię.
- Usuń wszelkie metalowe elementy z niszczonych dokumentów, szczególnie zszywki i spinacze.
- Nie umieszczaj w niszczarce do dokumentów całych brulionów, notesów na spirali czy tekturowych teczek. Gramatura papieru jest w tym przypadku zbyt gruba dla typowej niszczarki.
- Jeżeli niszczysz dużą ilość dokumentów pamiętaj, aby często opróżniać worek.
Niszczarka do dokumentów bez problemu poradzi sobie z typowymi dokumentami biurowymi. Należy jednak bezwzględnie pamiętać o tym, aby usuwać elementy metalowe oraz lakowe pieczęcie, sznurki lub plastikowe dodatki, aby nie uszkodzić wewnętrznych mechanizmów tego urządzenia.
Jaką niszczarkę do dokumentów wybrać?
Wybór niszczarek do dokumentów jest obecnie dość spory. Mechanizm każdej z nich jest podobny – papier jest cięty na cienkie paski, przypominające nitki spaghetti. Poszczególne paski mieszają się następnie ze sobą w worku, co w zasadzie uniemożliwia otworzenie zniszczonego w ten sposób dokumentu. Jak większość dzisiejszych urządzeń, niszczarki do dokumentów są energooszczędne, a ich użytkowanie nie wpłynie znacząco na rachunki na prąd. Poszczególne urządzenia różnią się między sobą wielkością, co pozwala dopasować je do konkretnego biura. Niszczarka do dokumentów może mieć rozmiar zbliżony do kserokopiarki lub wręcz przeciwnie, być kompaktowa i mieścić się w kącie pokoju. Oczywiście im urządzenie większe, tym rzadziej trzeba je opróżniać z resztek papieru.
Niszczarka do dokumentów przyda się nie tylko w biurze. Także w domu pozwoli Ci uporządkować prywatne dokumenty i pozbyć się ich w bezpieczny sposób.
